Концептуальная проработка комплексных проблем автоматизации
В условиях мирового экономического кризиса предприятия нуждаются в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления. Комплексная автоматизация в сегодняшних условиях дает руководителю инструмент управления для повышения эффективности бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в целом.
Любое предприятие на одном из этапов его жизненного цикла сталкивается с необходимостью автоматизации. При этом чаще всего автоматизация имеет «лоскутный» или «островной» характер. Рассмотрим такой тип автоматизации на примере:
Как правило, первым подразделением, которое ставит вопрос об автоматизации своей деятельности, является бухгалтерия. Представители данного подразделения уверяют руководство предприятия, что они нашли недорогую и хорошую систему для автоматизации бухгалтерского учета, которая позволяет решить большинство их задач. Затраты на внедрение такой системы выглядят небольшими, поэтому руководители предприятия легко на них соглашаются, порою даже не вникая в суть проблемы.
По мере развития предприятия подразделения снабжения, сбыта, управления кадрами, маркетинга и рекламы, планирования, секретариата и прочие предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для решения своих повседневных задач. Такие системы стоят сравнительно недорого, поэтому приобретаются и вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии появляется несколько участков или «лоскутов» автоматизации, решающих отдельные локальные задачи. Эти участки автоматизации в большинстве случаев несвязанны между собой информационными связями и не вносят никакого вклада в автоматизацию процессов управления предприятием в целом.
Возникает ситуация, когда внедренные системы хорошо справляются с подготовкой формальных документов для внешних организаций (например, документов для заказчиков, поставщиков, налоговой инспекции, фонда соц. защиты населения), однако практически не помогают повысить эффективность процессов управления, либо повышаю ее косвенно. В результате руководитель предприятия получает от своих подразделений различного рода отчеты, справки и другие документы с несогласованной номенклатурой позиций, интервалами времени, единицами измерения. Анализ этих документов требует существенных затрат времени и не дает руководителю полного понимания состояния предприятия. Руководитель не может выявить факторы, оказывающие негативное влияние на эффективное функционирование принятой на предприятии системы взаимоотношений, распознать природу возникших проблем. Все это приводит к невозможности принятия нужных тактических и стратегических решений.
Кроме этого, из-за разнородности внедренных систем автоматизации затруднен обмен информацией между подразделениями. Часто встречается ситуация, когда для передачи данных из одного автоматизированного подразделения в другое используются лишь бумажные носители.
Предпринимается попытка объединить имеющиеся системы на уровне предприятия. Между системами строятся интерфейсы для их взаимодействия. Однако, как правило, системы достаточно разнородны и не позволяют достичь поставленных задач. В лучшем случае процесс взаимодействия данных систем получается крайне сложным, местами сильно регламентированным, интуитивно не понятным. Такая сложная информационная архитектура требует значительных затрат на ее поддержку.
Все это приводит к тому, что с течением времени система становится неуправляемой.
Руководство предприятия вынуждено констатировать, что средства, вложенные в автоматизацию предприятия, не оказали никакого влияния на управляемость и экономическую эффективность предприятия, а, следовательно, задачи, которые поставлены в первом абзаце нашей статьи, не решены.
Ошибка, которую допустило руководство предприятия в приведенном нами примере, заключается в том, что при автоматизации предприятия цель повышения эффективности управления в явном виде не была поставлена. Но если поставить цель правильно, то неэффективность «лоскутной» автоматизации сразу же становится очевидной.
Решением этой проблемы служит альтернативный подход – комплексная автоматизация. При комплексной автоматизации решение отдельных локальных задач подразделений предприятия производится в рамках главной задачи – оптимизации процессов управления. Очень часто систему комплексной автоматизации называют Корпоративной Информационной Системой (КИС).
При разработке Корпоративной Информационной Системы особое значение имеет начальный этап концептуальной проработки комплексных проблем автоматизации. Данный этап включает в себя:
- Разработку концепции автоматизации: формирование целей и задач автоматизации, критериев и показателей, выбор направлений и основных положений автоматизации.
- Анализ и аудит инфраструктуры - проведение целевого обследования предприятия, определение его финансовых возможностей и этапов реализации, составление бизнес-плана.
- Подготовку проектно-сметной документации КИС в соответствии с полным перечнем действующих в Республике Беларусь и международных нормативных документов
От данного этапа в наибольше степени зависит правильность и эффективность всей дальнейшей разработки Корпоративной Информационной Системы.